Brief Materiale Promoționale: Ce Informații să Pregătești pentru o Ofertă B2B

Un brief bine pregătit ajută la selectarea mai rapidă a produselor potrivite pentru un proiect de materiale promoționale și reduce numărul de clarificări necesare înainte de ofertare.

Nu este nevoie să cunoști de la început produsul exact. Pentru o selecție relevantă sunt mai importante contextul proiectului, cantitatea, bugetul disponibil, termenul și modul în care vor fi folosite produsele.

1. Care este obiectivul proiectului?

Începe prin a preciza unde și de ce vor fi folosite materialele promoționale. De exemplu:

• campanie de marketing sau lansare de produs;
• eveniment, conferință sau târg;
• kit de onboarding pentru angajați noi;
• cadouri pentru clienți sau parteneri;
• proiect intern pentru angajați;
• campanie sezonieră sau proiect de final de an.

Contextul proiectului ajută la restrângerea selecției dintr-un catalog foarte mare de produse.

2. Cui îi sunt destinate produsele?

Menționează publicul care va primi produsele: participanți la un eveniment, angajați, clienți, parteneri de afaceri sau o audiență mai largă dintr-o campanie promoțională.

Același produs poate fi potrivit într-un proiect și nepotrivit în altul, de aceea destinatarul este una dintre informațiile importante din brief.

3. Ce cantitate este necesară?

Include o cantitate estimativă chiar dacă proiectul nu este încă definitivat: de exemplu 250, 500, 1.000 sau 5.000 de bucăți.

Cantitatea poate influența produsele care pot fi luate în calcul și modul în care este construită oferta.

4. Care este bugetul disponibil?

Dacă există un buget aprobat sau orientativ, acesta poate fi exprimat ca buget total al proiectului sau ca valoare estimată per produs.

Dacă bugetul nu este încă stabilit, menționează acest lucru. Selecția poate porni de la celelalte criterii din brief.

5. Care este termenul proiectului?

Precizează data la care produsele trebuie să fie disponibile și, dacă este relevant, data evenimentului, lansării sau campaniei.

Pentru proiectele cu volume mari sau mai multe tipuri de produse este util ca solicitarea să fie trimisă cât mai devreme în procesul de planificare.

6. Ai deja produsele alese?

Dacă știi ce produse dorești, include în brief denumirile sau linkurile acestora.

Dacă nu ai încă o selecție, descrie rezultatul dorit. De exemplu: un kit pentru participanții la o conferință, produse utile pentru birou sau o selecție pentru o campanie desfășurată în aer liber.

Poți explora și gama de materiale promoționale personalizate disponibilă în catalog.

7. Cum trebuie personalizate produsele?

Precizează ce elemente trebuie aplicate pe produse: logo-ul companiei, identitatea unei campanii, un mesaj sau alte elemente grafice.

Dacă ai cerințe privind poziționarea, dimensiunea sau culorile personalizării, include-le în solicitare. Posibilitățile concrete de personalizare depind de produsul selectat.

8. Pregătește fișierele grafice disponibile

Dacă identitatea vizuală este deja definită, pregătește logo-ul și eventualele elemente grafice ale proiectului.

Dacă există un ghid de brand cu reguli privind culorile, proporțiile sau utilizarea logo-ului, acesta poate fi util în etapa de pregătire a personalizării.

9. Unde trebuie livrată comanda?

Include localitatea sau adresa de livrare și menționează dacă proiectul presupune o singură destinație sau mai multe puncte de livrare.

Pentru un eveniment sau o conferință, precizează dacă produsele trebuie să ajungă la sediul companiei sau direct la locația evenimentului.

10. Checklist pentru brief-ul de materiale promoționale

Înainte de a trimite cererea de ofertă, verifică dacă ai inclus informațiile disponibile pentru proiect:

• Tipul proiectului: campanie, eveniment, onboarding, cadouri corporate etc.
• Destinatarii: angajați, participanți, clienți sau parteneri.
• Cantitatea estimată.
• Bugetul: total sau per produs, dacă este stabilit.
• Termenul: data la care produsele sunt necesare.
• Produsele dorite: dacă există deja o selecție.
• Cerințele de personalizare.
• Logo-ul și materialele grafice disponibile.
• Destinația livrării.

Exemple de brief în funcție de proiect

Pentru un proiect de eveniment sau conferință, brief-ul poate include numărul estimat de participanți, tipul evenimentului, produsele care vor fi distribuite și data la care acestea sunt necesare. Vezi și selecția de materiale promoționale pentru evenimente și conferințe.

Pentru o campanie, sunt utile obiectivul, publicul, cantitatea și contextul în care vor fi distribuite produsele. Poți consulta și materialele promoționale pentru campanii de marketing.

Pentru proiectele HR destinate noilor angajați, vezi și kiturile onboarding personalizate.

Pentru clienți, parteneri sau alte proiecte corporate, poți explora selecția de cadouri corporate personalizate.

Pentru proiectele de conferințe, târguri și alte evenimente corporate, vezi și checklist-ul pentru comenzi de materiale promoționale la evenimente.

Dacă încă ești în etapa de selecție a produselor, vezi și ghidul despre cum alegi materialele promoționale pentru o companie, cu criterii privind utilitatea, calitatea, bugetul, personalizarea și termenul proiectului.

Trimite brief-ul și solicită o ofertă

Nu trebuie să ai toate răspunsurile înainte de a solicita o ofertă. Trimite informațiile pe care le ai deja despre proiect, iar selecția de produse poate fi restrânsă în funcție de cerințele comunicate.

Cu cât brief-ul conține mai multe informații despre obiectiv, cantitate, buget și termen, cu atât selecția inițială poate fi mai bine adaptată proiectului.

Trimite brief-ul către PromoSpot și solicită o ofertă pentru proiectul tău →