O comandă de materiale promoționale pentru un eveniment are o particularitate importantă: data evenimentului este fixă. Produsele trebuie selectate, personalizate, aprobate și livrate înainte ca participanții să ajungă la eveniment.
Din acest motiv, alegerea produsului este doar o parte a proiectului. Termenul, aprobarea personalizării, consistența întregului lot și modul în care produsele vor fi distribuite participanților trebuie luate în calcul încă din etapa de ofertare.
Checklist-ul de mai jos poate fi folosit de echipele de Marketing, Procurement, HR sau Event Management atunci când pregătesc o comandă B2B pentru conferințe, târguri, lansări sau alte evenimente corporate.
1. Pornește de la rolul produsului în eveniment
Înainte să alegi produsul, stabilește ce trebuie să facă acesta în cadrul evenimentului.
Poate fi un produs oferit tuturor participanților, un element dintr-un kit, un obiect folosit în timpul evenimentului sau un cadou destinat unui grup mai restrâns de invitați, clienți ori parteneri.
Contextul schimbă criteriile de selecție. Un produs distribuit unui număr mare de participanți poate avea alte cerințe decât un cadou oferit partenerilor companiei.
2. Caută un produs care aduce ceva diferit
La evenimente, produsele promoționale concurează pentru atenție cu multe alte materiale primite de participanți. De aceea, merită analizat dacă produsul ales aduce ceva diferit față de obiectele promoționale clasice pe care publicul le întâlnește frecvent.
Diferențierea nu înseamnă neapărat alegerea celui mai complicat produs. Poate veni din utilitate, design, combinația de produse, modul de prezentare sau potrivirea foarte bună cu publicul și contextul evenimentului.
3. Stabilește cantitatea înainte de selecția finală
Numărul estimat de participanți este una dintre primele informații care ar trebui introduse în brief.
Un eveniment pentru 100 de persoane și unul pentru 1.000 de persoane pot necesita abordări diferite în ceea ce privește selecția produselor, personalizarea, pregătirea comenzii și distribuirea acesteia.
Dacă numărul final de participanți nu este încă stabilit, comunică o estimare. Este mai utilă decât lipsa completă a unei cantități.
4. Nu lăsa decizia pentru ultima etapă
Una dintre situațiile care pot pune presiune pe termenul unui proiect este aprobarea târzie a comenzii. Atunci când selecția produselor și decizia finală sunt amânate, timpul disponibil pentru personalizare și livrare înainte de eveniment se reduce.
De aceea, este util ca procesul de selecție să înceapă cât mai devreme, mai ales pentru proiectele cu volume mari, mai multe produse sau cerințe specifice de personalizare.
În brief trebuie comunicată data la care produsele sunt necesare, nu doar perioada aproximativă în care are loc evenimentul.
5. Verifică personalizarea înainte de producție
Un produs bun poate pierde mult din impact dacă logo-ul este poziționat greșit, are dimensiuni nepotrivite sau nu este suficient de lizibil.
În fluxul de lucru PromoSpot, înainte de producție, clientul primește o simulare a personalizării și aprobă bunul de tipar. Acesta stabilește modul în care elementele grafice aprobate urmează să fie aplicate pe produs.
În această etapă merită verificate cu atenție:
- logo-ul și versiunea corectă a identității vizuale;
- poziția personalizării;
- dimensiunea și lizibilitatea elementelor grafice;
- culorile și informațiile prezentate în simulare;
- eventualele texte, date sau elemente specifice evenimentului.
Aprobarea bunului de tipar nu ar trebui tratată ca o simplă formalitate. Este un punct important de control înainte de producție.
6. Consistența contează la întregul lot
La o comandă B2B nu contează doar cum arată un singur exemplar. Personalizarea trebuie urmărită la nivelul întregului proiect, astfel încât produsele distribuite participanților să prezinte brandul într-o manieră coerentă.
Acest aspect devine cu atât mai important atunci când materialele sunt distribuite în același loc și participanții le pot compara direct.
7. Calitatea produsului trebuie raportată la public și context
Nu există un singur nivel de produs potrivit pentru toate evenimentele. Selecția trebuie raportată la public, obiectiv și modul în care produsul va reprezenta compania.
Pentru anumite proiecte poate conta distribuirea eficientă către un număr mare de participanți. Pentru altele, experiența oferită unui client sau partener poate avea o importanță mai mare.
Important este ca produsul selectat să fie potrivit contextului în care va fi primit și utilizat.
8. Ce produse pot fi luate în calcul pentru un eveniment?
Selecția diferă de la proiect la proiect. Printre produsele întâlnite în solicitările pentru evenimente se numără, de exemplu:
- power bank-uri și alte accesorii tech;
- termosuri și recipiente reutilizabile;
- încărcătoare wireless;
- mape și materiale pentru documente;
- pixuri și instrumente de scris;
- sacoșe personalizate;
- pliante și materiale informative;
- brelocuri și alte obiecte promoționale compacte.
Această listă nu trebuie privită ca o rețetă universală. Produsul potrivit depinde de tipul evenimentului, participanți, cantitate, buget și obiectivul proiectului.
Pentru selecția comercială poți consulta categoria de materiale promoționale pentru evenimente și conferințe.
9. Gândește dinainte cum vor fi distribuite produsele
La câteva sute sau mii de participanți, distribuirea nu mai este un detaliu.
În funcție de proiect, poate fi util ca produsele să fie ambalate individual, grupate într-un kit sau introduse într-o sacoșă pregătită pentru fiecare participant. Scopul este ca echipa de la eveniment să poată distribui produsele simplu și organizat.
Dacă există o cerință specială de ambalare sau grupare, aceasta trebuie comunicată încă din solicitarea de ofertă pentru a putea fi verificată în raport cu produsele selectate.
10. Pregătește brief-ul înainte să ceri oferta
O solicitare precum „avem nevoie de produse pentru o conferință” lasă multe variabile neclare.
O cerere mult mai utilă include:
- tipul și data evenimentului;
- numărul estimat de participanți;
- publicul care va primi produsele;
- bugetul, dacă este stabilit;
- produsele dorite sau libertatea de a primi propuneri;
- cerințele de personalizare;
- data la care produsele trebuie să fie disponibile;
- locul livrării;
- cerințele de ambalare sau pregătire pentru distribuire.
Pentru această etapă poți folosi și checklist-ul PromoSpot pentru pregătirea unui brief de materiale promoționale B2B.
Checklist înainte de aprobarea comenzii pentru eveniment
- □ Am stabilit numărul estimat de participanți.
- □ Știm cui îi sunt destinate produsele.
- □ Produsele sunt potrivite cu tipul și obiectivul evenimentului.
- □ Am comunicat data exactă la care produsele sunt necesare.
- □ Logo-ul și fișierele grafice sunt pregătite.
- □ Bunul de tipar a fost verificat și aprobat.
- □ Am stabilit locul de livrare.
- □ Am clarificat dacă produsele necesită ambalare sau pregătire pentru distribuire.
Solicită o selecție pentru evenimentul tău
Dacă pregătești o conferință, un târg, o lansare sau un alt eveniment corporate, trimite informațiile despre proiect cât mai devreme în procesul de planificare.
Poți porni de la selecția de materiale promoționale pentru evenimente și conferințe sau poți trimite direct brief-ul cu cerințele proiectului.
Trimite cererea de ofertă pentru eveniment →